Projektmitarbeiter (m/w) Deutscher Sparkassentag 2019
Wir suchen für den Zeitraum 09/2018 bis 06/2019 zwei Projektmitarbeiter (m/w) für den Kongress "Deutscher Sparkassentag 2019". Arbeitsort ist unser Projektbüro in Berlin.
Aufgabenbeschreibung
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Mitarbeit bei der Planung und Durchführung der organisatorischen Aufgaben zum Deutschen Sparkassentag 2019 in der Hansestadt Hamburg
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Vorbereitung des Sparkassentages - Teilnehmermanagement
Erfassung und Verwaltung von Teilnehmern und deren Profile
(inkl. Daten der Begleitpersonen und Fahrern)
Erfassung und Verwaltung von Dozenten- und Ausstellerdaten
Verwaltung und Zuteilung der Hotelkontingente
Reporting und Listenerstellung
Versand von Tagungsunterlagen Dozenten und Aussteller
Versand der Bestätigungen an Teilnehmer
Pflege des Gewerkeportals zum DST unter Berücksichtigung von BKA-
Anforderungen und DSGV-internen Sicherheits-Standards
telefonischer Support für alle Teilnehmer in Bezug auf das Teilnehmermanagement
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Vorbereitung des Sparkassentages – Begleitprogramme und sonstige Aufgaben
Erarbeitung von Rahmenprogrammen für die Begleitpersonen
inkl. aller Recherchetätigkeiten, Kapazitätsüberprüfungen
Erstellung Kalkulation und Preisfestlegung für die Begleitprogramme
Sonstiges: Fahrerversorgung, Parkplatzverwaltung, Branding etc.
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Vorbereitung Event-App für den Sparkassentag
Contentpflege für die App in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister
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Durchführung des Sparkassentages
Besetzung des Tagungsbüros
Umsetzung der Begleitprogamme vor Ort
Unterstützung beim Zentralen Abend
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Nachbereitung des Sparkassentages
Auswertung Feedback (App)
Rechnungslegung unter Berücksichtigung von SAP-Schnittstelle
(Teilnehmer, Begleitpersonen, Aussteller und Sponsoren)
Voraussetzungen des Stelleninhabers / besondere Fachkenntnisse
Muss:
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Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Event- und Veranstaltungsmanagement oder auch Tourismus bzw. kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Büroausbildung
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Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation
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Sehr gute PC-Kenntnisse, MS Office
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gute Kenntnisse besonderer Buchungssoftware für das Teilnehmermanagement (Regasus) bzw. Bereitschaft, diese Kenntnisse vollständig und umfänglich zu erwerben (Muss)
Soll:
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Erfahrungen im Veranstaltungsbereich
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Kenntnisse der Hansestadt Hamburg
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Englisch in Wort und Schrift
Anforderungen / Fähigkeiten, Methodische Fähigkeiten
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Ausgeprägtes Planungs- und Organisationsverhalten
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Sichere Prioritätensetzung und schnelle Auffassungsgabe
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Befähigung zur raschen Problemanalyse und –lösung
Unternehmerische Fähigkeiten
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Selbständige Arbeitsweise
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Schnittstellenkompetenz
Kommunikations- und Kooperationsfähigkeiten
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Sichere schriftliche und mündliche Ausdrucksweise, Telefonkompetenz
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Sicheres, korrektes und verbindliches Auftreten gegenüber allen Ansprechpartnern (intern und extern)
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Verbandspolitische und protokollarische Kenntnisse
Persönlichkeitsdynamik
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Hohe Leistungsbereitschaft und Selbstdisziplin
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Hohe Ergebnis-, Dienstleistungs- und Serviceorientierung
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Hohe Belastbarkeit, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit
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Bereitschaft für flexible Arbeitszeiten unmittelbar vor und während des Projektes
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bitte ausschließlich über unsere Homepage unter www.dsgv.de .